Internet of Things in ufficio: opportunità e vantaggi

L’Internet of Things in ufficio può coinvolgere una varietà di dispositivi e tecnologie, migliorando l’efficienza e creando nuove opportunità di business.

L’IoT vede la connessione di oggetti di uso quotidiano a Internet, consentendo loro di essere controllati da remoto o di raccogliere e condividere dati e comunicare senza l’intervento di un essere umano.

Trasformare, grazie all’IoT, uno spazio di lavoro in uno smart office può contribuire a rendere i lavoratori più contenti e, in generale, il flusso dell’organizzazione e delle attività più efficienti.

La raccolta e lo scambio di dati e informazioni rende inoltre più facile la misurazione, in tempo reale, della produttività aziendale.

Internet of Things in ufficio

L’IoT nei luoghi di lavoro può essere suddiviso in tre principali categorie: infrastruttura (edificio intelligente), dispositivi domestici riciclati per l’ufficio e dispositivi specifici per le aziende.

Negli ultimi anni, per fortuna, gli edifici intelligenti sono aumentati. Le nuove infrastrutture prevedono, ad esempio, sistemi di controllo del clima e degli accessi, nonchè sistemi di sicurezza e di allarme. Il tutto connesso a Internet e controllabile via app.

Numerosi sono inoltre i dispositivi IoT per la casa che possono essere utilizzati anche al lavoro e infine ci sono dispositivi progettati specificatamente per le aziende, come schermi di grandi dimensioni e sistemi di configurazione per le videoconferenze.

Immaginiamo di entrare in sala riunione e dire: “Connettimi alla videoconferenza delle 11:00 con l’ufficio di Roma” – mentre tutti i sistemi si attivano automaticamente.

Oppure il distributore automatico che, senza nessun intervento umano, chiama il fornitore di snack e bevande per avvisarlo che uno dei prodotti sta finendo.

Applicazioni dell’Internet of Things in ufficio

  1. Telecamere di sicurezza: le telecamere in rete possono inviarci video in streaming direttamente sullo smartphone, permettendoci di monitorare le presenze, i visitatori e gli spazi sensibili, come ad esempio la sala server.
  2. Videocitofono: con un videocitofono connesso possiamo vedere e parlare con i corrieri in arrivo o con i visitatori tramite lo smartphone, anche quando non siamo in ufficio.
  3. Serratura intelligente: non dovremo più preoccuparci di perdere o dimenticare le chiavi dell’ufficio, o di cambiare le serrature quando un dipendente se ne va. Ci basterà aggiornare i codici chiave tramite l’app sullo smartphone.
  4. Illuminazione intelligente: un sistema di illuminazione connessa ci permetterà di regolare le luci tramite smartphone o di programmare scenari specifici in base alle nostre esigenze e agli orari dell’ufficio. Potremo anche collegarlo alla serratura intelligente, per far sì che determinate luci si accendano quando la porta si apre.
  5. Sensori di movimento: installando dei sensori di movimento potremo fare sì, ad esempio, che determinate luci si accendano e si spengano quando le persone entrano e escono da una stanza. Il sistema, ovviamente, può anche avvertirci se qualcuno entra in orari sospetti o in zone riservate, e permetterci di vedere chi.
  6. Termostato intelligente: un termostato connesso ci permetterà di controllare la temperatura anche da remoto e di programmare il clima dell’ufficio per le notti e i fine settimana, in modo da non avere l’aria condizionata o il riscaldamento in funzione quando non c’è nessuno. In aggiunta, un sistema di termoregolazione che registra in automatico i cambiamenti del meteo consente di migliorare la vivibilità dell’ambiente, rendendolo più confortevole e trasformandolo in un ecosistema intelligente.
  7. Rilevatori di allagamento: controllare eventuali perdite di acqua e alluvioni nell’ufficio a volte può salvarci da sgradite sorprese, facendoci risparmiare denaro e mantenendo al sicuro la struttura, i documenti e la tecnologia.
  8. Fioriere sensibili: un ufficio bello e confortevole rende i dipendenti più sereni e produttivi. Le piante sicuramente aiutano a migliorare gli ambienti, ma richiedono un po’ di cura.  L’IoT può venirci in aiuto anche qui. Installando monitor wireless potremo essere avvisati via smartphone quando le piante hanno bisogno di acqua, fertilizzanti o più luce.
  9. Gestione delle sale meeting: l’IoT ci permette anche di ottimizzare l’utilizzo delle sale riunioni o delle sale per le conferenze, specie se condivise. Possiamo automatizzare le prenotazioni dell’uso della sala oppure, con un sistema di riconoscimento delle presenze interno, sapere se la sala è occupata e, volendo, anche da chi. Diverse tecnologie inoltre stanno attualmenrte convergendo per semplificare le videoconferenze, mentre i televisori a grande schermo stanno sostituendo i proiettori, consentendoci di collegare più rapidamente i laptop per le nostre presentazioni.

Attualmente, i grandi produttori di tecnologia stanno concentrando i loro sforzi per riunire tutti questi diversi dispositivi affinché possano essere gestiti in maniera sempre più efficace.

Il controllo vocale

Proprio come succede già in tante case, i dispositivi IoT dell’ufficio saranno controllati sempre più tramite il controllo vocale. Nel prossimo futuro questa integrazione vocale sarà sempre più coordinata tramite un assistente digitale virtuale dotato di apprendimento automatico ed elementi di intelligenza artificiale per rispondere in modo più efficace alle necessità aziendali.

Il sistema vocale consentirà ai dipendenti, semplicemente utilizzando la propria voce, di gestire appuntamenti, attività e recupero di dati e di informazioni.

Un problema che potrebbe sorgere con questo tipo di controllo è che, ad esempio negli open space, i dispositivi vocali condivisi potrebbero creare disturbo (immaginiamo il rumore se tutti iniziano  contemporaneamente a dettare dei comandi vovcali) o diventare inefficaci a causa del cross-talk.

E la sicurezza?

Ovviamente, gli oggetti connessi possono creare potenziali rischi per la sicurezza aziendale.

I dispositivi predisposti per la casa spesso hanno incorporati microfoni, telecamere e sistemi di tracciamento GPS che possono essere facilmente hackerati, diventando un potenziale strumento di spionaggio industriale.

E se da un lato è facile per i dipendenti connettere questi oggetti al Wi-Fi dell’ufficio, è altrettanto difficile per il personale IT monitorarli. L’ufficio IT deve garantire che i dispositivi connessi alle reti aziendali siano protetti e vengano regolarmente aggiornati.

Ma non sono solo i prodotti consumer a causare problemi di sicurezza. Spesso anche gli edifici vengono configurati in modo errato e diventano facilmente accessibili.

Questi dispositivi inoltre sono in grado di  registrare enormi quantità di dati e potrebbero diventare un problema anche in termini di privacy.

Per questo motivo, è importante che le organizzazioni stabiliscano una politica sull’uso dei dispositivi IoT in ufficio prevedendo regole su ciò che il personale può portare e collegare alla rete.

Le soluzioni e applicazioni IoT saranno protagoniste a  ILLUMINOTRONICA. L’appuntamento è alla Fiera di Bologna, dal 29 novembre al 1 dicembre 2018

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Photo credit: Designed by Freepik

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